Créer un espace en ligne de partage de fichiers pour mon association

 

Comment votre organisation collabore-t-elle sur son partage de fichiers, sa collaboration documentaire ? Ces fichiers sont-ils centralisés ou au contraire, dispersés dans plusieurs outils différents ? Il est peut-être temps de penser à débuter une réflexion sur votre stratégie de gestion documentaire pour mieux stocker vos fichiers, pour ensuite mieux partager et collaborer sur ces derniers. Qu'en est-il également de la protection de ses fichiers ?

Découvrez notre comparaison quant aux multiples solutions qui existent dans notre offre pour votre association !

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Informations générales sur ces outils

 

Les outils proposés permettent le stockage, le partage, la collaboration et aussi la protection des fichiers mis en ligne de votre organisation. Ces solutions permettent le stockage de vos fichiers dans  le Cloud ou en d'autres termes, en ligne sur des serveurs dédiés à ce stockage.

Dans une certaine mesure, chacun d'eux vous permet de contrôler les stratégies de partage de chaque fichier et utilisateur, et ainsi de décider de l'accès à ces fichiers. Ils permettent aussi un accès à un historique quant aux versions des fichiers et donc aux différentes modifications apportées à ces derniers.

 

 

 

 

Microsoft

 

Microsoft met à disposition des associations deux outils fortement connus pour le stockage de fichiers en ligne, à savoir OneDrive et SharePoint. Découvrez leurs différences.

 

 

 

 

OneDrive

 

En quelques mots

 

Cet outil de Microsoft est parfait pour organiser vos fichiers qu'il s'agisse de photos, vidéos, documents de travail et bien plus. Vous pouvez ainsi y avoir accès depuis n'importe quel appareil, en totale mobilité.

 

Pourquoi opter pour OneDrive ?

 

Vous avez besoin de stocker les fichiers de votre association sans forcément avoir besoin d'une grande interaction ? OneDrive est fait pour vous !

 

  • OneDrive vous permet d'aller jusqu'à 1 TO de stockage par utilisateur. Il est également possible d'étendre jusqu'à 2 TO.

 

  • Chaque Utilisateur peut installer les logiciels Office sur un maximum de 5 PC ou Mac.

 

  • Bénéficiez d'une sécurité avancée avec la technologie de Coffre Fort de Microsoft OneDrive.
    • Cette technologie permet la sécurisation par la vérification d'identité. Vous pouvez facilement déverrouiller les fichiers du Coffre-fort personnel pour y accéder avec votre empreinte digitale, votre visage, un code SMS ou d’autres méthodes.
    • Le Coffre-fort personnel se verrouille automatiquement sur votre PC, appareil ou en ligne après une courte période d’inactivité.

 

Tarification

 

Votre association a accès à OneDrive via un plan Microsoft 365 (aussi appelé Office 365) pour Association, à savoir l'offre Cloud de Microsoft.

Il existe une version gratuite jusqu'à 5 Go via la formule OneDrive Basic. Ensuite, si vous souhaitez étendre la capacité de stockage, il est nécessaire d'opter pour une version payante. Pour un stockage en ligne personnel illimité au sein d'une organisation, votre association devra ainsi opter pour une formule Office 365 E3 voire, selon vos besoins, une formule E5.

 

Ressources supplémentaires

 

 

 

 

 

Tablet device screen showing SharePoint home screen and mobile device showing news home screen

 

SharePoint

 

En quelques mots

 

SharePoint est surtout utilisé pour réaliser un intranet (portail interne de collaboration, centralisation de l'information) dans votre association. Cet outil favorise ainsi la collaboration grâce à des sites dynamiques dédiés à chaque équipe de projet.

 

Pourquoi opter pour SharePoint ?

 

Vous avez besoin de stocker des fichiers mais au-delà de ceci, également de les organiser pour mieux collaborer. Vous avez aussi besoin d'interagir et de collaborer au sein d'espaces organisés de manière précise ? Alors, SharePoint est fait pour vous !

 

  • SharePoint vous permet de centraliser et d'ainsi organiser la connaissance de votre association via les sites mais aussi, par le développement d'applications communes au sein de votre organisation.

 

  • Cet outil vous permet également de créer des flux de travail, des formulaires. Votre intranet peut se révéler très puissant selon votre utilisation des fonctionnalités SharePoint.

 

Tarification

 

Votre association a accès à SharePoint via un plan Microsoft 365 (aussi appelé Office 365) pour Association, à savoir l'offre Cloud de Microsoft.

Vous pouvez déjà bénéficier d'un intranet via SharePoint avec les formules de Microsoft pour les petites et moyenens associations. Si vous souhaitez ensuite aller plus loin (en termes de stockage mais aussi de fonctionnalités comme la gestion des droits, etc.), il vous est possible d'opter pour les formules plus avancées.

 

Ressources supplémentaires

 

 

 

 

 

Box.org

 

En quelques mots

Box.org est un service de partage de fichiers, de gestion de contenu et de collaboration en ligne.

 

Pourquoi opter pour Box.org ?

 

Votre association est constituée d'une équipe de moins de 10 personnes ? Alors la donation Box.org est pour vous !

 

  • Vous utilisez des outils différents pour le traitement de texte et autre (Microsoft Word, Google Docs, ...) ? Box.org vous permet d'utiliser l'un outil comme l'autre. Pas de parti pris.

 

  • Box.org va plus loin avec l'historique des versions en créant une version d'un fichier mis à jour en temps réel toutes les 30 secondes.

 

  • Box.org est très sécurisé. En effet, sa solution Cloud de gestion de votre contenu (et donc de vos fichiers) permet à votre association de contrôler sa base de connaissances avec, ce que Box.org appelle, les accès granulaires, le filigrane et la classification. Box Shield est la technologie permettant le tout. Celle-ci, développée avec du Machine Learning (une forme d'intelligence artificielle), vous permet de définir des politiques pour vous prévenir des menaces en ligne.

 

Tarification

 

Box.org propose la donation Box Starter Edition, 10 User Licenses pour votre association. Celle-ci vous permet de bénéficier d'un espace de stockage total de 100 Go avec une taille maximale des fichiers de 2 Go. Seuls des frais administratifs sont demandés, à savoir 73,00€ +TVA. Ce don fournit 10 licences d'utilisateur perpétuelles pour Box Starter Edition. Les licences n'expirent pas et ne doivent pas être renouvelées.

Si vous souhaitez davantage de stockage, cela est possible également avec les autres formules de Box.org. Pour en savoir plus, consultez les liens ci-dessous et contactez-nous via notre formulaire de contact.

 

Ressources supplémentaires

 

  • Le programme de Box

 

 

Unlock Drive

 

Google Drive

 

En quelques mots

 

L'outil Google Drive vous permet de stocker vos fichiers en ligne et d'y avoir accès de n'importe quel dispositif, en toute mobilité.

 

Pourquoi opter pour Google Drive ?

 

Votre association a besoin d'un emplacement centralisé pour ses fichiers, sans grande interaction ? Alors, Google Drive est fait pour vous.

 

  • Si votre association utilise déjà Google Workspace (anciennement Google Suite), utiliser Google Drive est potentiellement plus intéressant car vos fichiers sont en majeure partie créées et gérées via les applications Google.

 

  • Configurez facilement les paramètres de sécurité dans une seule et même console d'administration. Vous pouvez contacter l'assistance Google par téléphone ou par e-mail 24/7.

 

  • Google Drive, c'est donc Google Workspace et donc des centaines d'intégrations pour gérer votre espace de stockage.

 

Tarification

 

Bénéficiez de plus de 70% de remise sur la Google Workspace pour votre association. Choisissez l'un des 4 plans de Google : Google Workspace for Nonprofits, Business Standard, Business Plus, Enterprise. Le premier plan, à savoir Google Workspace for Nonprofits, est gratuit et vous permet déjà de bénéficier jusqu'à 30 Go d'espace de stockage dans le Cloud par utilisateur.

Si vous souhaitez davantage de stockage, consultez les autres plans qui vous permettent d'aller jusqu'à plus de 5 To par utilisateur.

 

Ressources supplémentaires

 

 

 

 

Now available: The AWS Nonprofit Credit Program |  AWS Public Sector Blog

 

Amazon Web Services (AWS)

 

En quelques mots

 

Amazon Web Services (AWS), ce sont des services de Cloud Computing. Donc, des solutions Cloud qui vous permettent un accès à des services de calcul, de stockage, d'entreposage de données, de développement, d'analyse, de diffusion de contenu et d'autres services très puissants pour aider les organisations à but non lucratif à se développer sans investir dans une infrastructure physique.

 

Pourquoi opter pour AWS ?

 

Votre association souhaite héberger des sites web, des logiciels de collecte de fonds et d'autres systèmes développés par ses soins ? AWS, c'est la solution Cloud pour stocker de manière générale des données pour tous vos projets IT.

 

  • Le Cloud de AWS s'adapte à vos besoins. Au-delà d'un espace de stockage de fichiers, AWS vous permet de développer des systèmes propres à votre association (applications, sites web et bien plus).

 

  • AWS vous permet également de stocker vos bases de données, avec vos données les plus sensibles.

 

  • Pour aller encore plus loin, bénéficiez en tant qu'association de la complexité du Cloud de AWS pour développer n'importe quel projet informatique (IT) lié aux toutes dernières technologies d'informatique avancé (intelligence artificielle, technologie Edge et bien plus).

 

Tarification

 

AWS offre des crédits promotionnels aux associations. Si votre organisation est éligible, AWS vous perrmet de bénéficier d'une subvention de 1.000 USD par exercice fiscal (du 1e juillet au 30 juin). Pour accéder à cette offre, seuls des frais administratifs sont demandés, à savoir 82,00€ +TVA.

ATTENTION - Les crédits AWS ne sont pas valables pour les frais ou charges pour les instances réservées Amazon EC2, Amazon Mechanical Turk, AWS Marketplace, l'enregistrement ou le transfert d'un nom de domaine Amazon Route53, ou tout autre frais initial pour tout service.

Pour en savoir plus, consultez les liens ci-dessous.

 

Ressources supplémentaires

 

  • Programme Amazon Web Services pour les associations

 

  • FAQ Amazon Web Services

 

 

 

Comment faire son choix entre ces solutions ?

Avant de se décider pour l'une ou l'autre solution, posez-vous ces questions :

 

  • Quels sont les outils que mon association utilise en ce moment pour la lecture et la gestion de nos fichiers sur le Cloud ?

 

  • Votre association utilise-t-elle le Cloud pour d'autres sujets ?

 

  • Chaque membre de l'organisation utilise-t-il une solution personnelle pour ses fichiers ?

 

Sondez vos collègues sur leur utilisation personnelle du Cloud au sein de votre organisation. Il est peut-être temps de centraliser le tout et de comparer les solutions que nous vous proposons ci-dessus. Contactez-nous si votre organisation est prête pour migrer tous ses fichiers, nous pouvons vous aider !

 

  • Votre association utilise-t-elle déjà une solution centralisée pour votre espace de partage de fichiers ?

 

Super ! Avez-vous une politique en la matière ? Contactez-nous pour partager dessus, d'autres associations pourraient être intéressées par votre expérience sur le sujet.

 

  • Vous souhaitez, au contraire, changer de solution pour votre espace de partage de fichiers ?

 

Pour quelles raions ? N'hésitez pas à nous écrire.

 

  • Est-ce-que certains de vos collègues utilisent déjà l'une ou l'autre solution proposée ci-dessus ?

 

Oui ? Alors, optez peut-être pour la solution la plus utilisée au sein de votre organisation.

 

Avant de choisir un outil, sondez votre organisation, les pratiques de vos collègues. Ceci permet d'opter pour une solution en toute concertation.