Microsoft Office 365 pour les associations est-ce la bonne solution pour vous?

Déterminez s’il est avantageux pour votre organisation de passer à Office dans le Cloud 

Votre personnel est-il réparti sur des sites différents ? Disposez-vous d'un budget limité pour l'assistance informatique et, par exemple, les installations et les mises à niveau ? Votre personnel et les bénévoles de votre organisation ont-ils besoin de travailler à partir de dispositifs personnels, tels que leur smartphone ou tablette? Ne désirez-voous plus entretenir votre serveur mail Exchange dans vos bâtiments?

Votre organisation est peut-être prête à migrer vers le Cloud. Mais peut-être éprouvez-vous quelques inquiétudes à l'idée de travailler en ligne, notamment si vous traitez des informations sensibles. Microsoft Office 365 pour les associations vous permet de disposer des deux environnements : l'environnement sécurisé avec toutes les fonctions disponibles des logiciels installés et l'accès collaboratif au Cloud, où que vous soyez.

Les organisations à but non lucratif éligibles peuvent désormais recevoir sous forme de donation ou à prix réduit les nouvelles versions d'Office 365, spécialement adaptées à leurs besoins. La taille de ces organisations pouvant être extrêmement variable et les besoins technologiques variés, cinq types d’abonnement sont proposés (voir plus loin).

Avantages d'Office 365

Office 365 peut libérer le temps que les spécialistes informatique passent à l'entretien du système email, faire des mises à jour et se prémunir contre le stockage de données non sécurisé. Office 365 donne une nouvelle dimension aux fonctions de traitement de texte, d'analyse de données, de communication et de productivité d'Office, avec lesquelles votre personnel est déjà familiarisé.

Les principaux avantages de cette nouvelle version sont les suivants :

  • Messagerie hébergée. Avec Microsoft Exchange Online, vous pouvez accéder à vos messages, à vos agendas partagés et à vos contacts depuis votre PC, Mac, smartphone ou tablette sans avoir à configurer de VPN ou d'accès distant à votre bureau. Office 365 offre à chaque utilisateur un espace de stockage de messagerie de 25 Go, la taille de chaque pièce jointe pouvant atteindre jusqu'à 25 Mo.
  • Office Web Apps. Vous rentrez du travail et réalisez que vous avez oublié de mettre à jour un document important. Que faire ? Avec Office Web Apps, vous pouvez ouvrir, afficher et modifier vos documents directement dans votre navigateur (Internet Explorer, Chrome, Firefox ou Safari) sur l'ordinateur de votre domicile. Votre personnel peut utiliser Office Web Apps sur leurs dispositifs personnels, ce qui leur offre une grande flexibilité car ils peuvent travailler où et quand ils le souhaitent.
  • Partage de documents. Partagez simplement les documents avec vos collègues grâce à SharePoint Online, qui s'apparente à un référentiel de documents en ligne dans le Cloud. Vous pouvez même modifier les documents en même temps que les autres utilisateurs, ce qui constitue un gain de temps précieux.
  • Web & video conferencing. Microsoft Skype for Business est un outil intégré pour les appels vidéo, les conférences en ligne, la messagerie instantanée et les appels vocaux. Avec la visioconférence en haute définition (HD), vous pouvez vous réunir et collaborer avec votre personnel et les volontaires de votre organisation, même lorsqu'ils sont en déplacement. Lync Online comprend une fonction de prise de notes qui vous permet de noter les idées et les remarques instantanées pendant vos réunions.
  • Sécurité et confidentialité. Outre la protection intégrée contre les courriers indésirables (« spam ») et les logiciels malveillants, Office 365 vous permet également de doter vos périphériques mobiles de fonctions de sécurité. Votre personnel informatique peut gérer et personnaliser les options de sécurité de votre organisation à partir d'une console unique (centre d'administration basé sur le Web). Si votre organisation traite des informations sensibles, vos données seront protégées dans le Cloud. Office 365 est conforme aux normes de l'industrie, dont HIPAA, FISMA, BAA et d'autres encore.
  • Social networking. Toutes les versions d'Office 365 pour associations sont équipées de Yammer, un réseau social interne pour votre organisation.
  • Assistance 24h / 24, 7j / 7. Vous n'avez pas d'équipe informatique propre joignable par téléphone ? Office 365 vous permet de bénéficier d'une assistance professionnelle, joignable 24h / 24, 7j / 7, pour résoudre tous vos problèmes critiques à mineurs (suivant le programme choisi par votre organisation).

Choix de l’abonnement adéquat

Les organisations à but non lucratif et caritatives présentent des besoins variés en termes de personnel et de complexité technique, c'est pourquoi il n'y a pas une offre Office 365 unique. Deux types d'abonnements sont offerts en donation

  • Office 365 Essentials pour les assocations
  • Office 365 Entreprise E1 pour les associations

Les abonnements gratuits n'incluent pas la version locale complète d'Office (qui comprend Word, Excel, PowerPoint, etc.). Si vous désirez travailler 'offline' vous pouvez, pour compléter ces abonnements Office 365 gratuits, faire la demande de la dernière version d'Office via SOCIALware. Vous trouverez ici les versions Office disponibles via SOCIALware.

Les organisations éligibles peuvent également bénéficier d'une mise à niveau vers les programmes Office 365 à prix réduits, qui permettent de recevoir les applications de bureau Office. Grâce à ces programmes, votre personnel peut utiliser les applications Office sur un maximum de cinq dispositifs par utilisateur et offrent une réduction de prix importante sur les produits suivants.

  • Office 365 Premium pour les associations
  • Office 365 Entreprise E3 pour les associations
  • Office 365 Entreprise E5 pour les associations

Les programmes Petite Entreprise s'adressent aux asbl de petite taille sans personnel informatique sur site. Ces abonnements sont plus simples en termes mise en place, utilisation et entretien que les abonnements Entreprise, mais sont limités à 300 utilisateurs maximum. En revanche, les versions Entreprise sont destinées aux organisations de toute taille qui utilisent un réseau client/serveur, comme Windows Server. Attention lors de votre choix initial, car le passage d'un abonnement P (petite entreprise) vers un abonnement E n'est pas aisé.

Pour un tableau comparatif détaillé entre ces 5 abonnements, veuillez consulter la page O365 pour Associations de Microsoft.

 

 

Migration et maintenance

Office 365 est conçu pour simplifier le plus possible les tâches informatiques, pour que vous puissiez vous concentrer sur la mission de votre organisation. Pour les organisations à but non lucratif qui n'ont pas de personnel informatique, le portail d'administration Office 365 permet aux techniciens néophytes de configurer les paramètres et de personnaliser les services en fonction des besoins de leur personnel. Rendez-vous sur fasttrack.office.com pour une assistance détaillée concernant la migration vers Office 365.

Comment recevoir Office 365?

Pour déterminer si votre organisation est admissible à recevoir sous forme de donation ou à prix réduit les versions d'Office 365, visitez le site Microsoft Office 365 pour les organisations à but non lucratif.

Les organisations intéressées doivent détenir un statut reconnu d’asbl ou fondation afin d'être admissibles aux programmes Microsoft pour les organisations à but non lucratif. Les organisations admissibles auront le statut d’asbl ou fondation et auront comme mission le mieux-être de la communauté locale. Cette mission pourra inclure, mais sans s’y limiter :

  • La lutte contre la pauvreté
  • L'avancement de l'éducation et de la formation
  • L'amélioration du bien-être social
  • La préservation de la culture
  • La préservation ou le rétablissement de l'environnement
  • La promotion des droits de la personne
  • Le déploiement de la société civile

Cette vidéo vous montre pas à pas comment votre organisation peut commander Office 365 pour les organisations à but non lucratif, en passant nécessairement par la version d'essai.  Attention, la version d'évaluation DOIT ËTRE ACTIVEE DANS LES 30 jours. La vidéo montre la demande au départ du site américain, mais la démarche via la page locale de Microsoft est tout à fait similaire.