10.03.2020

Covid-19 et Travail à distance

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Comme le nombre de cas COVID-19 continue d'augmenter dans les communautés où nous vivons et travaillons, les organisations encouragent leur personnel à travailler à distance si possible. Bien qu'une transition progressive vers une main-d'œuvre travaillant à distance soit en général la solution recommandée, il peut être nécessaire de la mettre en œuvre plus rapidement dans ce scénario. La situation actuelle liée au COVID-19 évoluant très vite, les ressources que nous vous fournissons ci-dessous (dont la plupart sont gratuites) sont des options qui peuvent être mises en œuvre immédiatement, avec peu ou pas de support informatique externe nécessaire. Ici, nous mettons l'accent sur les communications à distance et les solutions de partage de l'information.

Bien entendu, il existe de nombreux types d'organisations à but non lucratif qui ne sont pas en mesure de mettre en œuvre des politiques de travail à domicile en raison de la nature de leur travail, notamment les musées, les refuges et les prestataires de soins de santé. Mais si vous faites partie d'une organisation qui peut continuer à fonctionner si votre personnel travaille depuis son domicile, nous espérons que ce qui suit vous sera utile, à vous et à votre ASBL.

Solutions de communication pour le personnel travaillant à distance

La plupart des organisations travaillent désormais avec des boites mail hébergées dans un cloud, notamment Office 365, Gmail ou le service de mailing hébergé par votre fournisseur Internet. Si vous utilisez soit, Office 365 Nonprofit ou G Suite for Nonprofits, vous êtes déjà très bien équipé pour travailler à distance. Les deux solutions sont dotées de fonctions de communication et de collaboration très utiles qu'il vous suffira peut-être d'activer.

Utilisateurs d'Office 365

Teams est inclus avec toutes les licences Office 365 Business and Enterprise et peut être utilisé pour:

  • Collaborer sur les documents
  • Partager des documents
  • Discuter avec les membres de l'équipe ou des groupes spécifiques.
  • Héberger des réunions.
  • Créer des canaux pour des groupes de travail spécifiques — ce qui inclus le stockage de documents, des fonctionnalités de chat et des notes partagées.

Si vous voulez en savoir plus sur Teams et sur la façon de le mettre en place et de l'utiliser, TechSoup Courses propose deux formations sur l'utilisation de Microsoft Teams dans notre centre de compétences numériques:

Microsoft a également publié récemment un post sur l'utilisation de Teams en ces temps difficiles.

G Suite pour les associations

Si vous utilisez déjà la suite G Basic pour associations, Google vient d'annoncer qu'il rend la fonctionnalité Google Hangouts Meet's premium disponible gratuitement jusqu'au 1 juillet. Cela vous permettra d'organiser des réunions virtuelles pour un maximum de 250 personnes et la diffusion en direct et gratuite pour un maximum de 100 000 spectateurs.

Options rapides et faciles à mettre en place pour les les organisations qui n'utilisent ni Office 365, ni G Suite 

Zoom est une plateforme de vidéoconférence et d'audioconférence qui permet à la fois de simples réunions en ligne et la messagerie de groupe. Le personnel peut participer aux réunions Zoom à partir d'appareils mobiles et d'ordinateurs portables ou de bureau. Voici un post sur quelques conseils et astuces utiles pour tirer le meilleur parti de Zoom pour votre organisation.

Workplace de Facebook est une autre option intéressante et gratuite pour les ASBL. C'est un peu comme un Facebook interne juste pour vous, vos employés et vos bénévoles, mais il se trouve sur une application séparée de vos comptes Facebook personnels. Workplace est conçu pour aider les équipes à communiquer, partager et prendre des décisions ensemble dans un espace en ligne sécurisé et privé, indépendant des autres plateformes que vous utilisez pour le courrier électronique et le stockage de documents.

Slack est un outil de communication populaire qui permet de garder le contact avec votre organisation grâce à des messages directs et de groupe ainsi qu'à des "canaux" qui peuvent être utilisés pour centraliser les discussions sur des sujets spécifiques. Une version gratuite de son plan standard est disponible pour les organisations de moins de 250 employés.

TeamViewer est une autre option pour les organisations dont le personnel doit travailler à distance. Il peut être utilisé par votre personnel informatique pour gérer à distance des appareils (qu'il s'agisse d'ordinateurs portables ou d'appareils de bureau) ou par votre personnel pour collaborer entre eux en utilisant les fonctions de vidéoconférence et de collaboration en ligne. Les ressources d'aide à la configuration peuvent être trouvées directement dans TeamViewer.

Gestion des documents et collaboration pour le travail à distance

Travailler avec du personnel à distance, c'est aussi pouvoir facilement partager et co-éditer des documents en temps réel, ce qui peut être essentiel pour mener à bien des projets ou pour présenter des propositions de subventions. Là encore, si vous disposez déjà d'Office 365 ou de Google for Nonprofits, ces solutions intègrent des outils de stockage de documents et de collaboration, qu'il vous suffit d'activer.

Utilisateurs d'Office 365

Office 365 offre de nombreuses options pour le stockage et le partage de documents dans le cloud. Vous pouvez également utiliser OneDrive, qui est essentiellement un système de dossiers en ligne pour le stockage de fichiers. Cela peut être utile si vous voulez être sûr d'avoir accès aux documents et aux fichiers dont vous aurez besoin si vous travaillez à distance. C'est l'un des moyens les plus rapides à mettre en place afin que vous puissiez y accéder de n'importe où.

Pour collaborer sur des fichiers et des documents, vous pouvez utiliser Teams de Microsoft (comme indiqué ci-dessus) ou les sites Microsoft SharePoint. SharePoint nécessite un peu plus de configuration, mais il peut être utile, en particulier si vous essayez de partager des documents avec des parties prenantes externes. 

G Suite pour les associations

Que vous soyez déjà utilisateur ou non, l'offre gratuite de Google pour les associations comprend Google Drive Basic, une version professionnelle de Google Drive qui vous permet de définir des autorisations de partage et d'accès. Cette version peut être utilisée par n'importe quelle organisation, même si vous utilisez Office 365, et constitue un moyen rapide de créer un dépôt de documents dans le cloud.

Utilisateurs de Box

La boîte est une autre option intéressante pour les petites organisations (ayant besoin de 10 licences ou moins) qui cherchent à transférer rapidement des documents dans le cloud. Box est relativement facile à mettre en place.

Accès et autorisations

Pour toute solution de stockage de documents et de collaboration en ligne, vous devriez prendre un moment pour réfléchir à l'accès et aux autorisations que vous souhaitez obtenir sur différents dossiers, en particulier si vous traitez des données sensibles concernant des donateurs ou des mandants qui doivent être conformes.

Deux autres points rapides sur le travail à distance

  1. Si votre personnel ne peut pas travailler à distance parce qu'il utilise des ordinateurs de bureau plutôt que des ordinateurs portables, SOCIALware collabore avec AfB, qui est une excellente source d'ordinateurs portables bon marché et de haute qualité qui sont livrés préchargés avec Windows 10 et la suite Microsoft Office (mais pas Office 365).
  2. Vous devriez revoir la politique de votre organisation en matière de travail à distance afin de vous assurer que les directives relatives à l'utilisation de la technologie sont à jour et adaptées à cette situation.

Chez SOCIALware, notre mission est de vous aider à mener à bien votre mission. Nous nous engageons à le faire tout au long de cette urgence de santé publique et au-delà.

Ressources supplémentaires (en anglais)

 

Source Techsoup US: https://blog.techsoup.org/posts/nonprofit-resources-for-remote-work-during-the-covid-19-outbreak