28.01.2019

5 Tips voor efficient thuiswerken voor je non-profit

pexelsteletravail.jpeg

Tot voor kort leek het werken van thuis uit een gek idee of een geïsoleerd geval. Vandaag is het niet langer zo. Sinds 2005 is het aantal zelfstandige thuiswerkers sterk toegenomen. Met cloud-producten zoals Office 365, G-suite, .. zullen deze cijfers blijven stijgen.

En dat is begrijpelijk. Wanneer extern werk succesvol is, komt het ten goede aan zowel de werkgever als de werknemer. Aan de kant van de werkgever verlaagt werk op afstand de bedrijfskosten. Aan de werknemerskant zijn er veel voordelen aan het werken in het comfort van je eigen huis. De enige verplaatsing is die van keuken naar computer.

Maar zoals alle goede dingen, zijn er duidelijk nadelen. Met risico's zoals verminderde productiviteit, eenzaamheid, is het het niet eenvoudig om te beslissen of voor alle betrokken partijen thuiswerken wel de goede keuze is.

Hier zijn 5 tips voor een goede en effectieve telewerkervaring:

1. Beheers je IT-tools (productiviteitssoftware) goed

Wanneer je vanuit thuis werkt, kan je je niet veroorloven om een beginneling te zijn op de software die je gebruikt , vooral als het gaat om programma's die verband houden met je kerntaken. De kans is groot dat je je minimaal elke dag bij G Suite, Office 365, Office Standard of een combinatie hiervan aanmeldt. Leer deze tools te gebruiken om hun grootste potentieel te benutten. Werken van thuis uit heeft alles te maken met het vermogen om effectief samen te werken met mensen op kantoor en met andere externe werknemers.

Als je je software niet beheerst, vraag het dan aan een collega, volg een online cursus of bekijk educatieve video's op YouTube. Hoewel het altijd belangrijk is om software op het werk effectief te kunnen gebruiken, wordt het een 'sink-or-swim'-situatie wanneer u alleen bent en zelden persoonlijk met mensen omgaat

2. Wees beschikbaar

In dit opzicht is het cruciaal om online te zijn tijdens uw werkuren. Als je een chattool gebruikt, reageer je best op verzoeken, zelfs als het een eenvoudige "hey, ik kan voorlopig niet spreken". Mensen op kantoor kunnen niet zien dat je in een project duikt. Je wilt niet dat de reputatie van iemand onbeschikbaar of moeilijk te bereiken is ...

Thuis werken heeft veel voordelen, maar er zijn ook veel verantwoordelijkheden die een verhoogde toewijding met zich meebrengen om beschikbaar te zijn voor uw team wanneer zij u nodig hebben.

3. Wees hyper-stipt

Dat brengt ons bij het punt ‘stiptheid’. Twee minuten te laat zijn bij een videoconferentie "duurt langer" dan 2 minuten te laat voor een persoonlijke ontmoeting. Doe altijd alles wat in uw vermogen ligt om op tijd te zijn en respecteer de deadlines. Als u van tevoren weet dat u een deel van de dag niet beschikbaar bent, moet u iedereen hiervan op voorhand op de hoogte stellen zodat zij met uw afwezigheid kunnen rekening houden.

4. Optimaliseer je werkruimte

Als u dikwijl van thuis uit werkt, is het een goed idee om een speciale werkplek in uw huis of appartement aan te wijzen. Natuurlijk is het altijd mogelijk om eenvoudige taken van uw keuken of de veranda te doen als het mooi weer is. Maar het kiezen van een speciale werkplek is belangrijk voor een betere concentratie. Het helpt ook om een betere balans tussen werk en privé te vinden. Als je hele huis een werkruimte is, voel je je overal aan het werk. Zelfs als je in een studio woont, zoek dan een hoek om een kantoor te maken. Het maakt echt een verschil.

Maar misschien heeft de meest dringende reden om een specifieke werkplek te identificeren te maken met ergonomie. Over het algemeen bieden kantoorruimtes comfortabele stoelen en een werkomgeving die rekening houdt met de gevaren voor de gezondheid van langdurig aan een computer zitten. Maar er is geen HR-afdeling bij u thuis, en tenzij u het op zich neemt om een comfortabele stoel, optimale verlichting en misschien zelfs een sta-bureau in te richten, spendeer je makkelijk uren op een hangende bank of een oude klapstoeltje in de keuken. Dit kan een ramp betekenen voor rugklachten, RSI (Repetitive Strain Injury – vrij vertaald: klachten door herhaaldelijke overbelasting) en meer.

Neem de tijd om een leuke plek voor jezelf te maken om te werken. Het loont, en eerlijk gezegd, het maakt de dag gewoon een beetje aangenamer.

5. Verzorg jezelf goed

Het is belangrijk om goed voor jezelf te zorgen als je op afstand werkt. Een kantooromgeving, terwijl deze zijn ups en downs heeft, is uiteindelijk een sociaal kritisch onderdeel in uw leven. Door met anderen te werken, moet je je minstens halfweg fatsoenlijk kleden, van tijd tot tijd een  koffietje halen en, misschien nog belangrijker, om met andere mensen te praten. Thuiswerken is uiteindelijk een eenzame bezigheid, en dat betekent dat het aan jou is om wat lunchpauzes in te bouwen met andere mensen die op afstand werken, of op zijn minst gewoon een paar keer per dag naar buiten gaan. Een andere professionele tip is om je echt te kleden alsof je gaat werken. Het lijkt gek, maar het voegt een bepaalde ernst toe die je niet voelt als je joggingbroek draagt.

Bespreek ook dingen online met uw collega's die niet met het werk te maken hebben. Overdrijf het niet zodanig dat het de dingen die je moet doen afleidt of in de plaats neemt, maar als je foto's van je hond deelt, vraagt hoe het dit jaar gaat met hun tuin, of als je gewoon een grappige YouTube-video deelt, zul je je beter verbonden voelen met je collega’s, ongeacht hoe ver weg je bent.

Tenslotte, en hoewel dit in tegenspraak zou kunnen zijn met het argument voor het aanwijzen van een werkruimte thuis, overweeg om af en toe wat te werken in een coworking space, koffiehuis of bibliotheek. Afhankelijk van je persoonlijkheid, kan een periodieke verandering van omgeving iets positief zijn en misschien vermijden kluizenaar te worden. Maar wees eerlijk tegen jezelf over je productiviteitsniveau in deze omgevingen. Alleen omdat het leuker is, is het misschien niet het meest professionele.

 

Bron : vertaald en aangepast uit het engels “Key Tips for Working Remotely for Your Nonprofit”, by Stephen Jackson, TechSoup US