04.04.2019

Quatre erreurs souvent commises dans la gestion de projet

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 Travailler dans le secteur non lucratif apporte les mêmes problèmes que le secteur marchand en ce qui concerne la gestion de projet. Il faut mener à bien les projets dans les délais impartis, dans les limites de budget et avec succès. Cela signifie que les ASBL sont soumises aux mêmes pièges que les entreprises à but lucratif lorsqu'elles organisent ces projets importants. Jetons un coup d'œil à quatre grandes erreurs commises par les ASBL dans leurs management de projets. Du début jusqu’à la ligne d’arrivée, dans les délais et les budgets impartis.

1. Ne pas prévoir assez de temps de préparation

Il y a généralement trois raisons pour lesquelles les ASBL ne se laissent pas assez de temps pour mener à bien leurs projets :

  • Un besoin urgent survient qui interrompt une planification suffisante. Il est facile pour une organisation de se laisser distraire par des événements imprévus. Les besoins peuvent surgir rapidement et sans avertissement...

  • Le temps nécessaire pour mener à bien les tâches d'un projet est sous-estimé. C’est courant pour des projets plus importants impliquant plusieurs personnes et dont le calendrier peut être contrôlé par des sources extérieures. Les vendeurs, les fournisseurs, la réglementation, les conditions météorologiques et même les périodes de vacances et les vacanciers peuvent avoir une incidence sur le temps nécessaire pour mener à bien un projet de grande envergure.

  • Pas assez de ressources prévues pour le projet. Les ressources possibles comprennent les personnes, le temps de planification et de réunion, les mises à jour, la communication, la participation de la direction et des volontaires pour mener à bien un projet de grande envergure. Les projets nécessitent souvent des ressources importantes, qui doivent être disponibles.

2. Ne pas créer de plan 

L'expression «Les gens ne prévoient pas nécessairement d'échouer, ils échouent simplement», est aussi appropriée ici que partout ailleurs. Une planification efficace commence se par poser une question. Plutôt que "Comment pouvons-nous y parvenir d'ici notre échéance?", Une planification efficace peut être mieux réalisée en posant la question "Comment pouvons-nous optimiser nos ressources disponibles au cours des trois prochains mois pour atteindre notre objectif avec le plus grand impact et succès?" Il est alors temps d’obtenir le nombre approprié de membres de l’équipe impliqués, de tâches assignées, de calendriers et de réunions permettant de suivre l’avancement du projet jour par jour et étape par étape.

3. Ne pas avoir le personnel approprié 

Beaucoup de projets échouent parce que les bonnes personnes ne participent pas au processus de planification. La comptabilité aurait peut-être pu constater une dépense imprévue ou proposer une budgétisation supplémentaire. La haute direction peut avoir vu un conflit surgir de la part d'un partisan dévoué de votre organisation, une personne travaillant au service des relations publiques peut être au courant d’autres événements communautaires se déroulant simultanément. Combien ont entendu dire "Si j'avais su cela" ou "J'aurais pu changer ça" ou "Je savais que ce serait un problème"?

Et nous entendons ses questions généralement trop tard. Le fait d’avoir autant de membres de votre équipe impliqués et informés des développements de votre projet peut vous aider à éviter les malentendus.

4. Budgétisation insuffisante

Les ASBL doivent maintenir leurs dépenses au minimum. C'est l'un des aspects les plus frustrants de l'implication dans le climat à but non lucratif. Chaque dépense sera jugée et chaque décision financière mise en cause. Cette situation conduit souvent à des projets n’obtenant pas le financement ou la budgétisation nécessaire pour être aussi efficace que possible. Les subventions doivent être justifiées, et les conseils d’administration et les donateurs doivent être tenus informés. Si les résultats du projet pouvaient être mieux assimilés à un financement suffisant, des projets plus performants pourraient être entrepris.

5. Ne pas utiliser les bons outils

Bien que la solution logicielle parfaite pour chaque projet ne puisse ne pas exister, il existe des options qui vous aideront à atteindre vos objectifs. Il existe un logiciel qui peut vous aider à développer un plan de tâches pour la réussite de votre projet. Cela peut vous aider à contacter le personnel approprié et à déterminer une budgétisation suffisante pour les résultats que vous recherchez. Ces fonctionnalités seules peuvent vous empêcher de commettre des erreurs majeures lors de votre prochain projet.

 

4 Big Project Mistakes All Nonprofits Make - Techsoup US Traduit et adapté de l'anglais