31.01.2020

Sortir des sentiers battus et abandonner les e-mails

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Outils de communication et collaboration qui sont meilleurs que les emails

Les e-mails tuent la productivité, selon cet article de Forbes. Les notifications constantes, ainsi que la difficulté de discerner quels messages sont réellement importants, consomment le temps des employés et agissent comme une distraction. Le risque est que les activités principales des ASBL passent au second plan au profit des tâches administratives. Heureusement, TechSoup propose un grand choix d'offres sur des produits qui vont vous aider à bien communiquer et collaborer avec vos collègues. Il n'y presque plus besoin d'écrire « bien à toi ». Voici un récapitulatif de nos offres préférées :

G Suite

G Suite est l'ensemble des applications et services de Google pour le travail de bureau. Et bien qu'elle offre évidemment sa solution de messagerie électronique populaire, G Suite comprend également Google Hangouts et une collection d'applications de productivité qui sont conçues pour une collaboration efficace.

Google Hangouts offre des "salles" de réunion dans lesquelles il est possible d'organiser, de planifier et de partager des fichiers. Vous pouvez l'intégrer à d'autres applications Google et effectuer des recherches dans les conversations passées pour accéder facilement aux informations dont vous avez besoin. Si vous préférez une conversation en face à face, Hangouts Meet vous permet de passer des appels vidéo avec un maximum de 30 personnes. De plus, vous pouvez effectuer des recherches dans vos conversations pour trouver rapidement et facilement les informations dont vous avez besoin dans les conversations antérieures.

Les applications de productivité de Google comprennent Google Docs, Slides et Sheets. Chacune d'entre elles est entièrement stockée dans le Cloud, ce qui signifie que vos documents sont accessibles depuis n'importe quel endroit disposant d'une connexion Internet. Vous pouvez facilement partager n'importe quel document en envoyant un lien ou une invitation par e-mail à vos collègues, tout en gardant le contrôle sur les privilèges d'édition et de commentaire de toutes les personnes ayant accès à votre travail.

G Suite convient à un large éventail d'organisations, mais elle est particulièrement utile si vos employés travaillent à distance ou avec des partenaires et des bénévoles qui ne peuvent pas être physiquement présents. Vous pouvez accéder gratuitement à G Suite via la page Google pour les organisations à but non lucratif.

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Office 365 with Teams

Office 365 fournit des capacités de collaboration en Cloud pour ses outils de productivité, ainsi que pour Microsoft Teams. Discutez et co-rédigez des fichiers en temps réel, travaillez sur différents appareils et profitez de sa facilité d'intégration avec d'autres outils de productivité.

Teams est un excellent outil qui englobe la vidéoconférence, le chat et la collaboration. Il est conçu pour vous aider à travailler efficacement ensemble en conservant les journaux de chat, les documents pertinents et les notes de réunion dans un seul fil de discussion pour un accès facile. Il fonctionne de manière transparente avec d'autres applications Microsoft comme Word, Excel et SharePoint, ainsi qu'avec des services tiers. Il convient toutefois de noter qu'il n'est disponible que dans le cadre des plans de licence à but non lucratif Office 365 et Microsoft 365 (y compris les options de licence gratuite) et ne peut être acquis séparément.

Office 365 est idéal pour les organisations dont tous les employés sont déjà à l'aise avec les produits Microsoft. En outre, Office 365 propose des outils natifs pour toutes ses applications, y compris Outlook, qui vous permettent de savoir comment être plus productif. Pour Outlook, il s'agit notamment de conseils sur la manière d'augmenter la productivité dans vos réponses aux courriels, la planification et les heures de réunion.

L'intégration entre les produits Microsoft se prête également à une excellente collaboration, et toutes les applications d'Office 365 comprennent des composants de collaboration en dehors des équipes avec des publics et des communautés externes. Toutefois, si différents membres de vos équipes utilisent différents outils de productivité qui ne s'intègrent pas aussi bien à Office 365, cela peut provoquer un certain va-et-vient. Quoi qu'il en soit, c'est une excellente option pour les organisations de toute taille qui cherchent à investir dans des outils de productivité robustes, intelligents et intuitifs.

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Slack

Slack est un fantastique centre de coordination pour organiser, communiquer et collaborer efficacement. Contrairement aux chaînes de messagerie électronique, il est facile pour les membres de l'équipe de rejoindre ou de quitter une discussion selon leurs besoins. Les fils de discussion font en sorte que les conversations qui ne sont pas pertinentes pour tout le monde sont confinées dans un espace qui n’interfère pas avec le projet en cours.

L'interface de Slack fonctionne en créant des canaux. Vous décidez si vous voulez diviser vos canaux par équipe, par projet, ou quelque chose de totalement différent. Ici, à TechSoup, nous avons même des canaux amusants pour que les gens puissent partager des photos de leurs chiens ou de leurs vacances, et un autre pour les employés qui aiment le Bubble tea. Utilisez ces canaux pour faire des annonces dans toute l'entreprise, pour partager des idées ou simplement pour vous amuser - les possibilités sont infinies !

Vous pouvez uploader des fichiers sur les canaux Slack, ce qui est encore plus facile grâce à l'intégration d'outils comme Google Drive, ainsi que le partage de photos et de vidéos. Vous pouvez même passer des appels vocaux ou vidéo et partager votre écran en temps réel, ce qui vous permet de travailler avec des collègues de l'autre côté de l'océan comme s'ils étaient assis dans votre bureau. Si vous en avez besoin, vous pouvez même ajouter des personnes extérieures à votre organisation aux canaux Slack pour collaborer facilement avec des partenaires ou des bénévoles.

Les historiques de chat consultables peuvent servir de ressources, vous aidant à trouver des informations sur une conversation précédente, à connaître le contexte d'une décision passée ou à voir s’il existe déjà une réponse à votre question.

Slack est un excellent outil pour toute équipe, mais surtout pour les grandes organisations qui cherchent à rendre le partage d'idées plus facile et plus efficace, sans courriels et réunions inutiles. La tarification échelonnée de Slack rend ses services accessibles à toutes les organisations, y compris une version gratuite que les petites équipes peuvent essayer.

Asana

Asana est un outil de gestion du travail qui vise à vous aider à fixer des délais, à gérer la charge de travail et à respecter vos échéances en vous débarrassant des tâches les plus fastidieuses et en rendant tout le reste plus intuitif.

Lorsque vous planifiez des tâches à l'aide d'Asana, il n'est pas nécessaire qu'un chef de projet envoie des courriels de suivi interminables, chaque personne peut facilement voir ses échéances. Vous pouvez définir le statut d’une tâche comme étant « en attente » d’une autre tâche nécessaire à son avancement. De cette façon, dès que cette dernière est achevée, vous serez prévenu que la tâche initiale est prête à être poursuivie. Personnalisez vos filtres de recherche, assurez-vous que tout le monde a accès aux bonnes informations et choisissez la manière de visualiser votre flux de travail pour le rendre facile à comprendre.

Asana est un excellent outil pour organiser des projets impliquant des tâches interactives, de multiples échéances et beaucoup de monde. Ce qui était autrefois un cauchemar administratif peut être rendu beaucoup moins traumatisant grâce aux excellentes fonctions de planification et de gestion du flux de travail d'Asana. Il s'intègre également bien à Slack, Google Drive, Microsoft Teams et à de nombreuses autres applications de productivité, ce qui vous permet de garder toutes les informations pertinentes à portée de main.

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Notejoy

Notejoy est une application de prise de notes qui vise à simplifier votre espace de travail en conservant tous les documents, notes, tâches et même codes pertinents dans un seul et même endroit. Vos utilisateurs peuvent collaborer en temps réel et accéder aux notes depuis n'importe quel navigateur web ou appareil iOS ou Android.

Notejoy s'intègre facilement à toute une série d'autres applications pour rendre vos efforts de collaboration plus faciles et plus efficaces. Avec quatre versions différentes de l'outil, vous pouvez choisir l'ensemble de fonctionnalités et la gamme de prix qui conviennent le mieux à votre organisation.

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Améliorez votre Collaboration sur le lieu de travail

TechSoup propose des offres intéressantes sur les outils de communication et de collaboration. Consultez les essais gratuits où ils sont disponibles et voyez comment les outils interagissent avec vos systèmes actuels. Et quand vous serez prêt, rendez-vous sur le marché de TechSoup pour faire monter d'un cran votre collaboration.

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