11.10.2019

Office 365 versus Office desktop-versie: wat is de beste keuze voor uw vereniging?

Office365 or not SMALL.JPG

Allerlei soorten software en services zijn overgestapt op een cloudgebaseerd abonnementsmodel en Microsoft vormt hierop geen uitzondering. Maar veel goede doelen en non-profitorganisaties evalueren nog steeds de voordelen en risico's van het weggooien van hun traditionele desktopversies van programma's zoals Word, Excel en PowerPoint en omarmen Office 365 - de cloud-gehoste versie van Microsoft. In dit artikel nemen we een stap terug en wegen we enkele voor- en nadelen af ​​van Office 365 voor goede doelen.

  • Als u hebt besloten dat Office Standard iets voor uw vereniging is, gaat u naar de catalogus, waar u toegang kunt krijgen tot de donaties van deze software.
  • SOCIALware helpt verenigingen ook om toegang te krijgen tot de verschillende Office 365-opties voor verenigingen, waarover u hier meer informatie kunt vinden.

 

Pro: Toegang tot alle belangrijke apps

Met Microsoft Office 365 hebt u toegang tot alle belangrijkste productiviteits-apps van Microsoft Office, inclusief Word, Powerpoint, Excel en Outlook, plus enkele extra's. Ook de gratis gedoneerde versies van Office 365 (Business Essentials en E1) biedt toegang tot de web-only-versies van deze apps, samen met documentopslag, delen en samenwerkings-oplossingen zoals OneDrive, SharePoint en Microsoft Teams. Ga naar de Microsoft-website voor meer informatie over wat u krijgt met de verschillende Office 365 Non-profit-versies.

Minpunt: Geen gedownloade apps met de gratis versie

Met de gratis (gedoneerde) versie van Office 365 zijn alle meegeleverde apps alleen versies voor browsers, zodat u mogelijk geen toegang krijgt tot de volledige functies (plus dat u te allen tijde een behoorlijke internetverbinding nodig hebt). U moet investeren in een van de betalende  non-profit abonnementen om de volledige versie van de apps naar uw computer te kunnen downloaden.

Bovendien bevatten de gratis versies van Office 365 geen Access en Publisher. Als je die nodig hebt voor je goede doel, kunnen pc-gebruikers Access en Publisher gebruiken via een betaald Office 365-abonnement, of je kunt Access afzonderlijk kopen via de SOCIALware-catalogus.

 

Pro: Gratis, onbeperkte upgrades

Met Office 365 wordt uw abonnement altijd automatisch verbeterd en beschikt u altijd over de nieuwste versie. Omdat het in de cloud wordt gehost, hebt u altijd updates met de nieuwste functies, beveiligingsupdates en oplossingen voor bugs. Met Office Standard en andere desktopversies van Office-beveiligingsupdates zijn inbegrepen, maar u hebt geen toegang tot nieuwe functies of upgrades nadat uw softwareverzekering is verlopen.

Con: Het kan de duurdere optie zijn

Overweeg dit zorgvuldig: Office 365 is een abonnementsservice die u maandelijks of jaarlijks betaalt. Dit kan al dan niet werken met uw budgetmodel. Een non-profitabonnement op Office 365 NonprofiIt Business Premium kost bijvoorbeeld minimaal €2,30 gebruiker / maand, terwijl u Office voor desktop (Office Standard) voor €27 kunt verkrijgen in de SOCIALware-catalogus. Dit hoeft maar één keer te worden betaald en gaat de hele levensduur van het apparaat mee waarop het is geïnstalleerd.

Misschien wilt u mix- en matchingplannen overwegen voor de meest kosteneffectieve aanpak die u de functionaliteit biedt die u nodig hebt, zoals Joel Hogan, accountmanager bij Charity Digital in de UK adviseert: “We zien dat veel goede doelen die worstelen met het abonnement ervoor kiezen om eeuwigdurende Office-licenties te kopen voor de apparaten die op hun hoofdkantoor zijn gevestigd, en dit combineren met de gedoneerde Office 365 Business Essentials om toegang te krijgen tot functies zoals de 1 TB opslag in OneDrive en Sharepoint. ”

 

Pro: Apps werken op verschillende apparaten

Met een betaald Office 365-abonnement kunt u de apps op maximaal vijf verschillende apparaten per gebruiker installeren. Dus je zou Office 365 mogelijk op een pc, laptop, mobiel apparaat en een tablet kunnen hebben - en nog over voor een ander apparaat. Met de gedoneerde eeuwigdurende Office-licenties kunt u deze slechts op één apparaat installeren en activeren. Dit betekent dat als u meerdere pc's hebt, u meerdere licenties moet aanschaffen, wat u kosten oplevert. Ook kunnen sommige apparaten, zoals mobiele telefoons en tablets, de eeuwigdurende versie van Office niet uitvoeren. Als u Office 365 in de cloud heeft, kunt u echt overal werken, zolang er maar een internetverbinding is.

Minpunt: werkt niet altijd met elke app die er is

Een potentieel probleem met altijd toegang tot de nieuwste versies van Office-programma's is dat uw organisatiespecifieke oudere toepassingen mogelijk niet altijd compatibel zijn. Als u Office 365 gebruikt, kunt u echter enkele oudere versies van Office-programma's gebruiken. Controleer altijd de compatibiliteit met uw bestaande apps voordat u een upgrade uitvoert.

 

Pro: u hebt niet veel harddrive-opslag nodig

Office 365-abonnementen worden geleverd met een zeer royale 1 TB (terabyte) opslag met OneDrive en Sharepoint - om dat in perspectief te plaatsen, ongeveer 85.899.345 pagina's Word-documenten of 310.000 afbeeldingen zouden één terabyte vullen.

Een van de grote voordelen van het gebruik van de software in de cloud is dat het bespaart op de noodzaak om in eigen huis dure, energieverslindende servers aan te schaffen en te onderhouden. Er is ook de toegevoegde bonus dat voor beveiliging wordt gezorgd.

Minpunt: je hebt een goede internetverbinding nodig

Zoals we hierboven vermeldden, als u besluit om voor de gratis web-only versies van de Office 365-apps te gaan, betekent het dat indien u zich in een gebied met slechte connectiviteit bevindt of indien uw breedband niet genoeg is, de prestaties niet zo performant zullen zijn dan waar u op hoopte. Zelfs als u een betaalde versie hebt, raadt Microsoft aan uw netwerkconnectiviteit en -performantie te evalueren voordat u Office 365 implementeert, vooral als u spraak- en videovergaderingen wilt gebruiken. Meer informatie vindt u hier op de Microsoft-website (enkel in het engels).

 

(Vertaald van: Office 365 vs Office desktop: which is really best for your charity? by Chloe Green, Charity Digital News, date: 1 oct 2019)