08.01.2021

Microsoft 365 en Google Workspace - Welke Cloud tool voor uw non-profit?

O365_GWorkspace.png

Microsoft 365 (voorheen Office 365) en Google Workspace (voorheen G Suite) zijn twee uitstekende productiviteitstools, en uw non-profit kan gratis versies van beide krijgen via ons programma. Er zijn echter belangrijke verschillen tussen de twee instrumenten. Het is daarom belangrijk dat u nadenkt over de beste oplossing voor uw organisatie.

 

Microsoft 365

Microsoft 365 hanteert een "modulaire" aanpak. Dit betekent dat er basisdiensten zijn, waaraan diverse andere hulpmiddelen kunnen worden toegevoegd.

Licenties met korting (zoals Business Premium, E3 en E5) omvatten zowel desktopversies van Office-productiviteitstoepassingen als toepassingen die toegankelijk zijn via uw browser.

Als uw gebruikers op afstand werken met een slechte internettoegang of gebruik moeten maken van de meer geavanceerde functies van Excel en PowerPoint, is een uitgebreidere licentie van Office 365 wellicht de beste optie voor uw organisatie.

 

Google Workspace

Google Workspace is één van de vele aanbiedingen van Google voor Nonprofits, die ook toegang tot Google Ad Grants en andere producten omvat. De suite is volledig cloud-gebaseerd en is gedecentraliseerd in die zin dat elk document wordt geassocieerd met een bepaalde gebruiker, die ook controle heeft over het delen van de toegang en de controles. Dit leent zich voor een minimale IT- of administratieve betrokkenheid, hoewel u de rechten desgewenst centraal kunt beheren.

De suite is dan ook ideaal voor gebruikers die bekend zijn met andere Google-applicaties. Om het maximale uit de suite te halen, moeten uw gebruikers ook in staat zijn om documenten in de cloud op te slaan, te delen en te bewerken.

Als organisatie moet u duidelijke beleidslijnen en procedures definiëren voor het beheer van documenten, met inbegrip van redactie, eigendom en toegang.

 

Kenmerken die in beide diensten zijn opgenomen
  • E-mail gehost met uw domeinnaam, in het bijzonder Microsoft's Exchange Online en Google's Gmail.
  • Toepassingen voor het maken van documenten, spreadsheets en diapresentaties. De Office-suite van Microsoft omvat Word, PowerPoint en Excel, terwijl de Office-suite van Google Docs, Google Slides en Google Sheets bevat.
  • Delen van documenten en samenwerking. Microsoft maakt hiervoor gebruik van Teams of SharePoint, terwijl de Google-suite het delen en samenwerken via Google Drive mogelijk maakt.
  • Conferencing en intern gesprek. Microsoft zorgt voor teams en Skype; Google zorgt voor Hangouts.
 
Administratieve taak

Google is ontworpen voor een minimale betrokkenheid van IT- of administratief personeel, wat betekent dat uw gebruikers bepalen waar de documenten worden opgeslagen en met wie ze worden gedeeld.

Met Microsoft kan de controle over het delen van documenten meer gecentraliseerd worden.

Op de meeste andere gebieden bieden beide oplossingen administratieve controles van hoog niveau, met duidelijke en intuïtieve dashboards. Maar met elke oplossing vermindert u ook de totale administratieve kosten, aangezien functie-updates, patches en beveiligingsupgrades automatisch beschikbaar zijn via uw cloud-abonnement.

 


 

Vergelijking van de functies van Microsoft Office 365 en Google Workspace
Interface

Beide platforms zijn eenvoudig te integreren met andere projectbeheeroplossingen die algemeen worden gebruikt door non-profitorganisaties zoals Wrike, SurveyMonkey en HubSpot.

Microsoft 365-desktopapplicaties kunnen geavanceerder en rijker aan functies zijn dan hun Google Workspace-tegenhangers. Met name Excel biedt een extreem hoog niveau van functionaliteit, van het maken en coderen van vrijwel elk type grafiek tot het beheren van workflows. Als uw organisatie daarom behoefte heeft aan geavanceerde functionaliteit in Microsoft-applicaties - zoals SmartArt van Word of de coole animaties die mogelijk zijn in PowerPoint - bent u misschien beter af met Office 365.

Cloud

Google Workspace is volledig online en alle gegevens worden opgeslagen in de cloud, terwijl Microsoft online en lokaal opgeslagen versies van zijn applicaties en mailserver heeft.

Als je betrouwbare connectiviteit hebt, zou het werken in de cloud geen probleem moeten zijn. Aan de andere kant kan het een uitdaging zijn als u vaak problemen heeft met de toegang tot het internet of als uw personeel op afstand werkt zonder een permanente internetverbinding.

Desktoptoepassingen vereisen momenteel een betaalde versie van Office 365, maar daar komen we later op terug

Email

De twee mailservers lijken erg op elkaar, behalve wat betreft hun mailsorteertechnieken. Terwijl Microsoft e-mail in mappen plaatst, gebruikt Gmail "tags", die u vervolgens kunt gebruiken om de e-mail die u ziet te filteren.

Bovendien is het Gmail-platform volledig webgebaseerd, in tegenstelling tot Microsoft's Outlook-applicatie voor uw desktop.

Interoperabiliteit

Microsoft 365 en Google Workspace bieden beide versies voor non-profits. U zou dus in de verleiding kunnen komen om elementen van beide software te gebruiken die het beste bij uw behoeften passen, en dat is zeker mogelijk. Het grootste probleem is het delen van documenten tussen de twee platforms. De mogelijkheid voor meerdere gebruikers om tegelijkertijd aan een document te werken is een groot voordeel van het gebruik van beide platformen, maar dit is niet mogelijk tussen twee gebruikers die verschillende platformen gebruiken.

Om te kunnen samenwerken tussen afdelingen moet u documenten in beide richtingen uploaden en versturen. Dit gaat in tegen het nut van samenwerkingsfuncties en leidt vaak tot verlies van documentopmaak en tijd bij het beheren van meerdere systemen.

Licenties en kosten

Voor non-profits zijn er gratis versies van beide diensten beschikbaar, met de mogelijkheid om ofwel te upgraden naar meer robuuste versies tegen een gereduceerd tarief, ofwel licenties te koppelen aan gratis geïnstalleerde software. Microsoft levert de Nonprofit Business Essentials of Nonprofit E1 software als een donatie (afhankelijk van de grootte van uw organisatie), en non-profit organisaties krijgen een korting op meer robuuste versies van Office 365. Google biedt toegang tot de G Basic suite als een donatie, die kan worden opgewaardeerd tot de meer robuuste Business en Enterprise plannen tegen marktconforme tarieven.

Met deze twee diensten kunt u uw licenties "mixen en matchen". Als bijvoorbeeld een handvol van uw gebruikers functionaliteit nodig heeft in de betaalde versie van één van beide platformen, kunt u ervoor kiezen om alleen die licenties te upgraden terwijl u de gratis versie voor alle andere gebruikt. Zo betaalt u alleen voor wat uw medewerkers gebruiken. U kunt dit per maand aanpassen.

 

Interessante artikels

 

Bron

TechSoup, 2019 - Office 365 and G Suite: Understanding the Cloud Productivity Tools Available to Nonprofits

SOCIALware heeft al ...

16.000

geregistreerde VZWs

180.000.000 €

besparing gerealiseerd door de vzw’s

595.000

producten verdeeld