Pendant la période du 15 au 31 Juillet inclus nous ne serons pas joignables par téléphone car nous travaillons à effectif réduit. Merci de nous contacter exclusivement par email, les inscriptions et les commandes seront traitées régulièrement | In de periode van 15 tot 31 Juli zijn we telefonisch niet bereikbaar. Contacteer ons gerust per e-mail. Registraties en bestellingen worden regelmatig verwerkt.
08.05.2018

e-mailen voor je vereniging: enkele good practices

header article emailing.jpg

E-mail is voor verenigingen één van de meest gebruikte media om hun achterban te mobiliseren. Als je de juiste boodschap op het juiste moment naar de juiste persoon stuurt, is en blijft e-mail een nuttig instrument om je waarden over te brengen of je stem te laten horen bij je supporters en ze op de hoogte te brengen van de inzet van de middelen en de activiteit van je organisatie. 

Sandra Smets, Webmarketing Manager van Clef2web mediabedrijf, levert in onderstaand artikel enkele good practices om je boodschap kracht bij te zetten en je missie te promoten door middel van gerichte en kwalitatieve e-mails.

Je kan de communicatiedoelstellingen van een vereniging grofweg in 3 categorieën onderverdelen:

  • Notoriteit: de noodzaak om het publiek bewust te maken van je missie, om je bekend te maken.
  • Betrokkenheid: de noodzaak om interactie te creëren met je publiek, om het te mobiliseren rond specifieke campagnes, projecten of acties.
  • Conversie: de noodzaak om je publiek te "converteren" in de marketing zin van het woord, m.a.w. om je publiek aan te zetten tot een actie die je voor ogen hebt, zoals een gift, de registratie als lid, ...

E-mailen laat precies toe om aan deze 3 doelstellingen te voldoen, op voorwaarde dat je geen obstakels tegenkomt (zoals gebrek aan personeel of aan geschikte technologie, budgetbeperkingen, werking in silo’s) en dat je enkele gezonde principes toepast:

# 1 - Eerbiedig de wet:
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR), waarover je  een beetje, veel, of te veel hebt horen spreken,  ... of helemaal niet? Deze Europese verordening legt meer veiligheid en transparantie op bij het beheer en de verwerking van persoonsgegevens.

[nvdr: Meer hierover in het artikel: Waarom Data Privacy zo belangrijk is voor non-profitorganisaties? ]

#2 – Genereer leads :
Om je doelgroep te overhalen zich op je nieuwsbrief te abonneren moeten drie factoren aanwezig zijn: de mogelijkheid (bied je de kans om zich gemakkelijk te abonneren via je site en je andere online en offline media?), het voordeel (wat is de toegevoegde waarde van je nieuwsbrief voor je doelpubliek?) en de geruststelling (communiceer je op geruststellende wijze over je nieuwsbrief, in het bijzonder over de mogelijkheid van opzegging en verzendingsfrequentie).

#3 - Segmenteer je contacten :
Om je inhoud persoonlijk te maken, pas je het best aan aan je publiek op basis van socio-demografische en gedragscriteria en van hun interesses / voorkeuren.

#4 – Personnaliseer je inhoud :
Gebruik gepersonaliseerde velden (‘tags’ zoals voornaam, plaats, ...), respecteer de timing (bewustzijn, betrokkenheid, conversie) zonder je publiek onder druk te zetten, gebruik de mogelijkheden van triggered emails (e-mails "geactiveerd" door de actie van een gebruiker, bijvoorbeeld een bevestigingsmail na een donatie) die een hoge kans hebben om te worden geopend.

# 5 - Respecteer de principes webschrijven, meer bepaald het AIDA- principe: trek de Aandacht vanaf het onderwerp van de e-mail (emotie, personalisatie, geruststelling), wek Interesse in de header, titel, banner, creëer het verlangen (Desire) naar het lezen van boeiende inhoud en stimuleer Actie met een duidelijke en nauwkeurige knop die zichzelf als het logische antwoord op de situatie biedt. En, vermijd natuurlijk dat je in de spam terechtkomt (vermeld de identiteit van de afzender, gebruik geen "gevoelige" woorden, gebruik een kwalitatieve database, etc.).

#6 - Analyseren, testen en verbeteren: bekijk altijd een preview van je campagne voordat je ze verzendt en test ze met je collega's (tekst, links, afbeeldingen, enz.). Analyseer na het verzenden de resultaten van je campagne (openings-, klik- en conversiepercentages), leer er lessen uit en verbeter geleidelijk je communicatie en haar impact.