04.04.2019

Vier vaak gemaakte fouten in projectbeheer

gooh.jpeg

Werken in de non-profitsector brengt dezelfde problemen met zich mee als andere sectoren op het gebied van projectmanagement.

Projecten moeten op tijd, binnen het budget en met succes worden voltooid. Dit betekent dat NPO's onderhevig zijn aan dezelfde valkuilen als for-profitbedrijven wanneer zij deze belangrijke projecten organiseren. Laten we eens kijken naar vier grote fouten gemaakt door non-profitorganisaties in hun projectbeheer. 

1. Niet voldoende voorbereidingstijd voorzien

Er zijn meestal drie redenen waarom NPO's niet genoeg tijd reserveren voor het uitvoeren van hun projecten:

  • Er ontstaat een dringende behoefte die voldoende planning onderbreekt. Het is gemakkelijk voor een organisatie om te worden afgeleid door ongeplande gebeurtenissen. Behoeften kunnen snel en zonder waarschuwing ontstaan ​​... 
  •  De tijd die nodig is om de taken van een project te voltooien, wordt onderschat. Dit is gebruikelijk voor grotere projecten waarbij meer dan één persoon betrokken is wiens schema kan worden gecontroleerd door externe bronnen. Leveranciers, voorschriften, weersomstandigheden en zelfs vakantieperiodes en vakantiegangers kunnen de tijd die nodig is om een ​​grootschalig project te voltooien, beïnvloeden.
  • Niet genoeg middelen gepland voor het project.  Middelen zijn mensen, planning en ontmoetingstijd, updates, communicatie, deelname van management en vrijwilligers om een ​​grootschalig project uit te voeren. Projecten vereisen vaak aanzienlijke middelen en die moeten beschikbaar zijn. 

2. Er is geen plan om het project te doen slagen

De uitspraak, "Mensen voorzien niet te falen, ze falen gewoon", is hier net zo geschikt als waar dan ook. Effectieve planning begint met het stellen van een vraag. In plaats van 'Hoe kunnen we dit bereiken tegen de tijd dat we klaar moeten zijn?', Kan effectieve planning beter worden bereikt door de vraag te stellen 'Hoe kunnen we onze beschikbare middelen optimaliseren in de komende drie maanden om ons doel te bereiken met de meest grote impact en succes? " Het is dan tijd om het juiste aantal betrokken teamleden, opdrachten, planningen en vergaderingen te krijgen om de voortgang van het project van dag tot dag en stap voor stap te volgen.

 

3. Het relevante personeel wordt niet betrokken 

Veel projecten mislukken omdat de juiste mensen niet deelnemen aan het planningsproces. Bij de boekhouding kunnen mogelijk onverwachte kosten vastgesteld worden of kan met een preciesere budgettering geholpen worden. Het hogere management heeft mogelijk een conflict ervaren van een toegewijde supporter van uw organisatie of is iemand in de PR-afdeling zich mogelijk bewust van andere initiatieven die tegelijkertijd plaatsvinden. Hoevelen hebben gehoord: "Als ik dit wist" of "Ik had dat kunnen veranderen" of "Ik wist dat het een probleem zou zijn"?

En we horen zijn vragen meestal te laat. Als er verschillende leden betrokken zijn en op de hoogte zijn van de ontwikkelingen van uw project, kunt u misverstanden voorkomen.

 

4. Onvoldoende budgetten

Non-profitorganisaties moeten hun uitgaven tot een minimum beperken. Dit is een van de meest frustrerende aspecten van non-profit context. Elke uitgave zal worden beoordeeld en elke financiële beslissing zal in twijfel worden getrokken. Deze situatie leidt vaak tot projecten die niet de benodigde financiering of budgettering krijgen om zo effectief mogelijk te slagen. Subsidies moeten worden verantwoord en besturen en donoren moeten op de hoogte worden gehouden. Als de projectresultaten beter zouden kunnen worden geassimileerd met voldoende financiering, zouden efficiëntere projecten kunnen worden uitgevoerd.

 

5. Het juiste gereedschap wordt niet gebruikt

Hoewel de perfecte software-oplossing voor elk project onmogelijk kan bestaan, zijn er opties die u zullen helpen uw doelen te bereiken. Er is software die u kan helpen bij het opstellen van een takenplan voor het succes van uw project. Dit kan u helpen contact op te nemen met het juiste personeel en voldoende budgettering te bepalen voor de resultaten waarnaar u op zoek bent. Deze functies alleen al kunnen voorkomen dat u grote fouten maakt in uw volgend project.

 

Naar 4 Big Project Mistakes All Nonprofits Make - Techsoup US - Vertaald en aangepast uit het engels